Oude foto’s opnieuw nodig?
Daar zijn kosten aan verbonden
Regelmatig ontvang ik het verzoek om eerder geleverde foto’s opnieuw toe te sturen. Soms zijn de bestanden per ongeluk verwijderd, is een computer vervangen, werkt een oude downloadlink niet meer of heeft een medewerker die de foto’s destijds ontving inmiddels een andere baan. Dat kan natuurlijk gebeuren.
Toch is het opnieuw aanleveren van een eerdere reportage niet hetzelfde als een bestand uit een map slepen en op ‘verzenden’ klikken. Zeker bij opdrachten die al langere tijd geleden zijn uitgevoerd, moeten de beelden eerst in het archief worden teruggevonden. Vervolgens moet ik controleren of het om de juiste opdracht en bestanden gaat, de gewenste foto’s selecteren, deze zo nodig opnieuw verwerken of exporteren en daarna via een nieuwe downloadlink beschikbaar stellen.
Daarbij komt regelmatig aanvullende communicatie kijken. Welke foto’s worden precies bedoeld? Zijn de beelden nodig voor drukwerk of online gebruik? Gaat het om de volledige reportage of slechts om een aantal bestanden? Soms blijkt na verzending bovendien dat er toch andere beelden of formaten nodig zijn.
Hoewel ieder afzonderlijk verzoek misschien beperkt lijkt, kosten deze archiefwerkzaamheden bij elkaar veel tijd. Ze moeten tussendoor worden uitgevoerd en onderbreken daarmee de werkzaamheden die voor die dag al gepland staan. Vaak is er bovendien haast bij, omdat de beelden dezelfde dag nog nodig zijn voor een publicatie, evenement of drukwerkdeadline.
Bij de oorspronkelijke opdracht worden de definitieve foto’s één keer zorgvuldig aangeleverd. Vanaf dat moment ligt de verantwoordelijkheid voor het downloaden, bewaren en maken van een goede back-up bij de opdrachtgever. Dat ik oudere opdrachten nog in mijn archief bewaar, is een aanvullende service en geen onbeperkte gratis opslagvoorziening.
Voor het terugzoeken en opnieuw aanleveren van eerder geleverde foto’s breng ik daarom € 55,- per archiefopdrachtin rekening. Dit bedrag heeft betrekking op de tijd die nodig is voor het opzoeken, controleren, gereedmaken en opnieuw versturen van de bestanden.
Dankzij een zorgvuldig beheerd archief is het vaak nog mogelijk om verloren foto’s terug te halen. Daarmee wordt voorkomen dat medewerkers opnieuw moeten worden ingepland en gefotografeerd, wat aanzienlijk meer tijd en kosten met zich mee zou brengen.
Comments are closed.